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Autenticação de documentos: Autenticar a cópia de um documento significa declarar que a cópia está igual ao documento apresentado. Este é um trabalho do tabelião, profissional que tem a fé pública do Estado para a prática deste ato. A autenticação faz prova plena do fato de que a cópia é idêntica ao documento original.
A autenticação serve para multiplicar documentos, garantindo às pessoas estranhas que necessitem acreditar nas cópias, que elas têm a mesma validade, a mesma fé do documento verdadeiro. A autenticação inverte o ônus de prova num processo judicial. Contestada a autenticação, deverá ser provada a falsidade e que o tabelião errou no ato.
Reconhecimento de firma: Quando o tabelião reconhece ama firma de alguém, ele declara que a assinatura daquela pessoa é autêntica da pessoa ou, ao menos, semelhante. O reconhecimento de firma serve para que estranhos que necessitem contratar ou receber um documento da pessoa que o assina, tenham certeza de que a assinatura é mesmo da pessoa que o assinou, impedindo também que a pessoa pretenda negar a própria assinatura.
O reconhecimento de firma inverte o ônus da prova num processo judicial. Contestado o reconhecimento, deverá ser provada a falsidade e que o tabelião errou no ato.
Existem vários tipos de reconhecimento de firma, sendo eles:
- Por autenticidade: no reconhecimento autêntico, o tabelião dá certeza plena de que a assinatura é da pessoa que assinou. É necessário que a pessoa assine o documento na sua presença do tabelião.
- Por semelhança, com valor: este reconhecimento é para documentos que tenham valor econômico. Nele, o tabelião, a vista da ficha de assinaturas depositada previamente pela pessoa que assina, declara que a assinatura é semelhante àquela constante do arquivo. Mas o que é valor econômico? No caso de constar no documento qualquer menção a um contrato, mesmo que gratuito, ele terá valor econômico. São exemplos: contrato de compra e venda, doação, permuta, prestação de serviço, entrega de bens, notas promissórias, documentos de dívidas, dentre outros, ou seja, documentos que expressem valores em seu conteúdo.
- Por semelhança, sem valor: nos documentos que não tenham valor econômico, o tabelião, a vista da ficha de assinaturas depositada previamente pela pessoa que assina, declara que a assinatura é semelhante àquela constante do arquivo.
Sinal Público: o sinal público do tabelião é a respectiva assinatura revestida dos demais itens que “marcam” a sua identidade profissional, como carimbos, selos, etiquetas e rubricas. Quando o tabelião reconhece o sinal público de outro tabelião declara que o sinal é da pessoa ou, ao menos, semelhante.
O fundamento do sinal público é agregar segurança aos atos notariais, é distinguir a origem e a autoria do instrumento. Não fosse assim, a falsificação e adulteração dos atos notariais seria facilitada. O costume da aplicação do sinal público envolve que o tabelião rubrique cada uma das páginas do ato e assine a última. Pode acrescer outros elementos de seu sinal público junto a estas rubricas e deve fazê-lo junto à assinatura.
Materialização de Documentos: Consiste em autenticar uma cópia (em papel) de um documento (eletrônico) declarando que a cópia (em papel) está igual ao documento eletrônico apresentado através de uma mídia eletrônica, enviado via e-mail ou acessado via site. Assim como na autenticação, a materialização de documentos faz prova plena do fato de que a cópia é idêntica ao documento.
Desmaterialização de Documentos: Significa autenticar uma cópia (eletrônica) de um documento (em papel) declarando que a cópia (eletrônica) está igual ao documento em papel apresentado ao tabelião. Assim como na autenticação, a desmaterialização de documentos faz prova plena do fato de que a cópia é idêntica ao documento.
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